グループウェアで移動時間を含めずにスケジュールを入れるヤツ
グループウェアのスケジューラーでは移動時間を含めて予定を入れたほうがいいです。移動時間を含めずに予定を入れるとグループウェアが使い物にならなくなります。
ある程度の組織になると、組織内でグループウェアを使っているものです。グループウェアにはスケジュールを管理する機能があります。組織内のすべての人のスケジュールをそこで管理しておけば、複数人でひとつの予定を入れるときに便利に機能します。
例えば、今日の2時に5人でミーティングをしたい場合、ミーティングルームの空き時間と5人のスケジュールを一度に表示させて、すべての予定が空いているかを確認することができます。2時にすべての予定が空いていればスケジュールを登録でき、空いていなければほかを探すというアクションができます。
このようにグループで予定を同期させるのに便利なのがグループウェアの特徴なのですが、ここで迷惑なのが、外出の予定を入れている人で移動時間を含めずに予定を登録している人です。
登録する本人は外での予定をそのまま入力しているのですが、その場所に向かうまでの移動時間が入っていないため、ほかからのスケジュールの確認ができなくなります。
前の例で2時からミーティングをしたい場合を想定して考えたとき、ある人の外出の予定が2時まで入っていたとき、2時からは空いているものだと思いがちです。しかし、移動の時間を含めずに登録してると、実際に2時からミーティングを行うことができません。外出先で2時まで予定をこなして帰ってくる時間が含まれていないからです。
こうなると実際に複数人の予定を押さえる人は、ひとりひとりに前後の予定が外出するものかどうかを確認しなくてはいけません。外出する予定ならどれぐらい時間がかかるかをまとめなくてはいけません。これならグループウェアがない状態とさほど労力は変わりません。
移動時間がどれぐらいかかるかは本人しかわからないことですから、その時間も予定に含めて初めてグループ内で予定を調整することができます。移動時間を含めて予定を登録することがグループウェアを使う前提になります。
移動時間を含めていなければ、予定を入れた本人も外出する直前に移動時間を調べなくてはいけません。あらかじめ予定を入れるときに移動時間を含めておけば、あとは何も考えることなく予定の時間になったらアクションを起こせばよくなります。
移動時間を含めずに予定を入れるよりも、移動時間を含めて予定を入れたほうが本人にも周りの人にもメリットがあるのです。
なかには移動時間も別に管理できるグループウェアもあるようですが、そうでないものでも予定を登録するときは移動時間を含めるように運用ルールを定めておきましょう。
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